La orden de Trabajo

Orden de Trabajo

Uno de los documentos mas importantes  para la gestión del Mantenimiento es la orden de Trabajo, ella sirve de medio de comunicación entre un departamento solicitante y uno ejecutor  cuando se va a solicitar un servicio.  En el sector industrial, el departamento de Mantenimiento es el encargado de aprobar, asignar y ejecutar estos requerimientos.

Que es una orden de Trabajo.

Es un documento en el que se detallan las instrucciones escritas para la realización de una actividad o reparación. También suele llamársele solicitud de servicio, requisición de trabajo .  Son ampliamente empleadas en la industria, el sector comercio, Inmobiliario y de transporte. Pueden clasificarse en Correctivas y Preventivas. Las labores que incluyen pueden ser : Mecánicas, Eléctricas o de servicios generales.

Partes de una orden OT.

No hay un formula ni formato único para su diseño , pero si algunos datos que son indispensable para la gestión:

  1. Correlativo.  Secuencia de números consecutivos que identificará cada orden de trabajo como un documento único
  2. Fecha: Para un correcto registro de las actividades es necesario el registro de la fecha en que se solicitó el trabajo, la de inicio y finalización del mismo.
  3. Persona o departamento solicitante
  4. Equipo o activo que se requiere intervenir.
  5. Prioridad En este campo se refleja la urgencia con la que debe ser realizado el trabajo, hay averías que requieren detener por completo un equipo y realizar reparaciones inmediatas, mientras otras brindan un colchón de tiempo sin comprometer la integridad del equipo ni las personas que lo operan.
  6. Avería detectada o trabajo requerido.  En este campo la persona solicitante debe describir la anomalía observada, o mejora a aplicar sobre el activo.
  7. Persona asignada. En este campo se identifica la persona encargada de la actividad, puede realizarse con personal interno o outsourcing.
  8. Actividades a realizar. Esta es una de las secciones mas importantes de la orden de trabajo, en ella la persona encargada de la planificación del mantenimiento o la reparación describe detalladamente  en lenguaje técnico los pasos necesarios para llevar a cabo la actividad.  Cuando la orden corresponde a una actividad preventiva, se enumeran las rutinas de Mantenimiento involucradas y las normas de seguridad para una correcta ejecución.
  9. Repuestos y herramientas requeridas.  En muchos casos la orden de trabajo es el documento autorizado para retirar de almacén repuestos y herramientas,  En el se enumeran las cantidades y descripción de los artículos requeridos.
  10. Descripción del trabajo realizado.  Una vez finalizada la actividad se enumera en este campo las labores ejecutadas así como cualquier observación o recomendación final.
  11. Status: Representa el estado actual de la orden, Generalmente se le asigna Abierto y Cerrado

Importancia de la OT.

Ya definida la estructura de la orden de trabajo, e implementado su uso, la misma representa un registro histórico que sirve para el monitoreo y control de la gestión del mantenimiento.  Con toda esta data recopilada es posible obtener distintos indicadores que permiten una eficaz administración de los recursos así como detectar áreas criticas. Entre los principales datos e indicadores podemos mencionar:

  1. Tiempo entre fallas de un equipo.
  2. Tiempo medio para reparar.
  3. Estimado de repuestos y consumibles en un tiempo determinado.
  4. Repetibilidad de fallas.
  5. Causa de la falla.
  6. Fecha de la ultima reparación o intervención preventiva.

Analizando toda esta información es posible la creación de planes de mantenimiento mas eficientes y ajustados a las condiciones de funcionamiento de los equipos.

Formato de orden de trabajo.

Existen muchos software especializados en el control de la gestión del mantenimiento que cuentan con sus propias plantillas, si no se dispone de ninguno de ellos se puede generar un registro manual a través de Excel o cualquier procesador de texto o un talonario codificado. A continuación te presentamos una plantilla en formato pdf que puedes descargar.

Plantilla Orden de Trabajo

Conclusiones.

Lo que no se mide no se controla, La información recopilada en las ordenes de trabajo representan casi la totalidad de la data para la elaboración de reportes gerenciales y del control de la gestión

Aunque no existe un formato o plantilla única , las OT deben adaptarse a las necesidades y objetivos de cada empresa.

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